Onesies - Privacy Notice

BAT behandler personopplysninger med det formål å gjennomføre salg og for å kommunisere og samhandle med deg samt å gi deg kundestøtte og håndtere spørsmål, henvendelser m.m. som du måtte ha om våre produkter, tjenester og BAT generelt, f.eks. som virksomhet, som arbeidsplass i rekrutteringsøyemed samt for å forbedre vår virksomhet og kvaliteten på våre tjenester og produkter i så henseende. Vi kommuniserer med og gir kundestøtte både til forbrukere og kunder, og vi kommuniserer med deg på e post, telefon, kommunikasjon via hjemmesiden så som kontaktskjemaer og chat og via chat og andre plattformer på sosiale media, f.eks. Instagram/Facebook når du følger eller samhandler med vår kontoer på sosial media, avhengig av hvordan du velger å kontakte oss. BAT kan også behandle personopplysninger for det formål å bekrefte at du er over 18 år når du handler i våre White Space Snus Stores eller våre andre fysiske butikker og dersom du velger å benytte vår ansikts-skanner. Personopplysninger innhentes og behandles kun kortvarig ved ansiktsskanning og kan ikke benyttes av oss eller andre for identifiseringsformål.

Kategorier av personopplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Navn, e-post, telefonnummer, stillingstittel, opplysninger om dine kontoer på sosial medier og opplysninger som du gir oss ved henvendelse til oss, f.eks. spørsmål du har og opplysninger rundt dette samt ytterligere informasjon som vi vil ha behov for når vi skal besvare din henvendelse.

I noen tilfeller vil vi innhente opplysninger som bekrefter at du er over 18 år, typisk ID-kort som bankkort med slike opplysninger, f.eks. hvis vi har behov for å sende deg et nytt produkt.. Vi vil behandle. ditt ansiktsbilde og enkelte tilknyttede biometriske data dersom du velger å benytte ansikts-skanner når du handler i våre White Space Snus Stores eller andre fysiske butikker.

Vi vil også behandle informasjon knyttet til eventuelle krav, klager eller andre henvendelser du måtte ha om våre produkter, f.eks. din erfaring med produktene, bivirkninger osv. Dette kan i noen tilfeller være sensitive opplysninger hvis du velger å gi oss det.

Når du ringer vår kundeservice, kan vi ta opp samtalen med deg for intern opplæring, men kun dersom du blir informert om dette og gir tillatelse til det.

Dersom du kommuniserer med oss og vår kundeservice i rekrutteringsøyemed, f.eks. for å få vite mer om BATs virksomhet, rekrutteringsprosesser osv., så vil vi også behandle de personopplysningene som du gir oss, f.eks. kontaktopplysninger, din henvendelse, vår korrespondanse og eventuelle vedlegg, så som søknad, CV, m.m. Vi vil imidlertid alltid henvise deg til vår offisielle rekrutteringskanal (careers.bat.com) for jobbsøknad eller vår HR-avdeling og vi vil deretter slette de dokumentene som du eventuelt har sendt.

Dersom du kommuniserer med oss og/eller vår kundeservice uten at du er kunde, vennligst også se nedenfor under «Når du er kunde, leverandør, forretningsforbindelse eller tredjepartsrepresentant».

Kilder:

Vi innhenter dine personopplysninger direkte fra deg.

Rettslig grunnlag for behandlingen

Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine personopplysninger er:

• Artikkel 6.1.a (samtykke) vedrørende
  • opptak
  • ansikts-skanning
• Artikkel 6.1.b (nødvendig for oppfyllelse av avtale)
• Artikkel 6.1.c (nødvendig for oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser), herunder
  - regler som vi er underlagt ved behandling av krav eller reklamasjon du måtte ha om våre produkter, herunder regler som angir våre forpliktelser overfor deg
• Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av våre rettslige interesser ved drift og utvikling av vår forretningsvirksomhet), herunder
  - å yte kundeservice til deg
  - å optimalisere og forbedre våre produkter, virksomhet og kundeservice
  - å håndtere krav og reklamasjoner
  - å fremme vårt selskap som arbeidsplass, finne riktige kandidater og hjelpe deg med spørsmål du måtte ha om selskapets virksomhet)
• Artikkel 9.2.f (nødvendig for fastsette, gjøre gjeldende og forsvare rettslige krav) med tanke på sensitive opplysninger som behandles i forbindelse med håndteringen av krav, reklamasjoner og andre henvendelser, f.eks. opplysninger om bivirkninger og din erfaring med våre produkter.

Mottakere

Vi kan dele dine personopplysninger med:

• Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, kundetelefon, tjenesteytere, teknisk og IT- og digital support)
• Sosiale media og andre plattformer dersom vi kommuniserer med deg via slike
• Konsernselskaper
• (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller oppkjøp
• Offentlige myndigheter dersom dette kreves og/eller er nødvendig

Datalagring

Vi vil lagre de personopplysningene som er behandlet for dette formål, til:

Vi vil lagre dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for oss for å finne en løsning på din henvendelse, dvs. å svare på spørsmål og/eller behandle reklamasjoner og krav. Som hovedregel er dette opp til 6 måneder etter siste kommunikasjon eller avslutning av den saken som din henvendelse gjaldt.

Dersom din henvendelse er eller kan utvikle seg til en potensiell tvist, så vil vi lagre person-opplysningene for en lengre periode. Oppbevaringstiden vil avhenge av forholdene rundt din henvendelse, herunder hva henvendelsen gjelder, om det gjelder skadeserstatning osv., og vi vil kun lagre personopplysningene for å kunne dokumentere saken og håndtere en potensiell (rettslig) tvist som oppstår etter eller på grunn av din henvendelse og kun så lenge tvisten pågår osv. i samsvar med begrensningsregelen.

Eventuelle opptak av samtaler hvor du er med, basert på samtykke fra deg, vil bli slettet etter 30 dager.

Dersom vi har bedt om ID-kort fra deg for å bekrefte alderen din, så vil dette bli slettet innen 30 dager.

Ved bruk av ansikts-skanner for aldersvurdering vil dine personopplysninger slettes umiddelbart etter at resultat er klart. Personopplysninger knyttet til ansiktsskann vil ikke lagres hos verken BAT eller tjenesteleverandører.

BAT behandler personopplysninger for forretningsvirksomhetsformål når du representerer din arbeidsgiver eller har et forhold til tredjepart når din arbeidsgiver eller slik tredjepart er en (potensiell) kunde, leverandør eller tredjepart i forhold til BAT, f.eks. dersom du kommuniserer med BAT som en del av at du arbeider for en av BATs (potensielle) forretningsforbindelser eller andre parter som BAT kommuniserer og samarbeider med.

Eksempler på slik kommunikasjon og samarbeid kan være som del av markedsføringen av våre produkter, salg og distribusjon av BATs produkter, konto- og kundeforvaltning, kjenn-din-kunde-formål, kontakt med offentlige myndigheter, statsansatte, politikere, investeringsmiljøer, kontakt med journalister, media, interessenter, aksjonærer, deltakere på arrangementer, konkurranser og andre markedsaktiviteter, når vi benytter tredjepartsleverandører og byråer til å bistå vår virksomhet, f.eks. IT- og digital support, sjåfører og transportører, samarbeid  med organisasjoner, grossister, eksterne konsulenter, BAT-ambassadører, rengjøringsfirmaer, leverandører av mat, vakttjenester, osv.

Kategorier av personopplysninger og kilder

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg:

Generelle personopplysninger:
Navn, stillingstittel, arbeidsplass, påloggings-detaljer, signatur og kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer samt andre opplysninger som du måtte velge å gi oss. Vi kan også behandle kopi av pass eller annen ID for kjenn-din-kunde-formål.

Opplysninger om og tilknytning til oppgave/arbeid/sak osv. som gjelder vårt forhold, herunder all kommunikasjon og behandling av personopplysninger i forbindelse med det, f.eks. kommunikasjon om vårt (potensielle) samarbeid, våre produkter og salg og distribusjon av våre produkter, ordrer og returer, forhandlinger, potensielle tvister og reklamasjoner, generelle forretningsanliggender, markeds-, produkt- og salgsanalyser, strategi-, økonomi- og budsjettforvaltning, evalueringer og utførelse, regnskaps-, fakturerings- og bokføringsspørsmål, krisehåndtering, prosjektering og planlegging, eksterne saker og revisjon, merkevarebygging og markedsføring, politikk, forretningsstrategi, forretningsplaner, konto- og (potensielt) kunde- og kontoforvaltning, segmentering og service, forvaltning av IT-systemer og support osv.

Opplysninger som gjelder din deltakelse i arrangementer som vi arrangerer, eller andre arrangementer hvor vi oppfordrer deg til å delta sammen med oss, f.eks. festivaler.

Dersom du besøker eller jobber på våre lokasjoner, vil vi også behandle opplysninger om deg ved bruk av overvåkningskameraer og loggføring av bruk av adgangskort.

Kilder:

Vi innhenter dine personopplysninger enten direkte fra deg eller fra den tredjepart som du arbeider for og som har et forhold til: BATs kunde, leverandør eller annen tredjepart som vi samarbeider med eller har et forhold til.

Rettslig grunnlag for behandlingen

Vårt rettslige grunnlag for vår behandling av dine person-opplysninger er:

• Artikkel 6.1.c (nødvendig for oppfyllelse av våre rettslige forpliktelser for å utføre kjenn-din-kunde-sjekk av våre kunder)
• Artikkel 6.1.f (nødvendig ved forfølgelse av BATs rettslige interesser ved drift og utvikling), herunder
  - kommunikasjon og samarbeid med kunder, leverandører og andre tredjeparter og forretningsforbindelser som vi samarbeider med eller har et forhold til,
  - produksjon av produkter,
  - salg og distribusjon av våre produkter,
  - markedsføring av våre produkter og vår virksomhet
  - kundeforvaltning og utvikling
  - sikkerhetstiltak, f.eks. bruk av overvåkning og adgangskort
  - samt øvrige forretningsmessige forhold.

Mottakere

Vi kan dele dine personopplysninger med:

• Forretningsforbindelser og tredjeparter, herunder leverandører og selgere, som vi har samarbeid med for å bistå i vår virksomhet (f.eks. leverandører, kundetelefon, tjenesteytere, teknisk og IT- og digital support)
• Sosiale medier, avhengig av karakteren av vår avtale og de faktiske forhold, f.eks. dersom du er ambassadør for BAT eller dersom du deltar på et arrangement ledet av BAT
• Konsernselskaper
• Offentlige myndigheter dersom dette kreves
• Tredjeparter som du samarbeider med eller har et forhold til; BATs kunder, leverandører eller øvrige tredjeparter og forretningsforbindelser
• (Potensielle) kjøpere, selgere og rådgivere i tilfelle salg eller oppkjøp
• Festivaler og andre som er vertskap for arrangementer hvor vi deltar sammen med våre kunder, samt eventbyrå som hjelper oss med å arrangere slike

Datalagring

Vi vil lagre de personopplysningene som er behandlet for dette formål, til:

Som hovedregel vil vi lagre personopplysninger i opptil fem år etter utløpet av året for siste kjøp eller levering, eller etter utløpet av vårt forhold/samarbeid eller forholdet/samarbeidet med den part som du representerte eller hadde et forhold til.

Vi vil imidlertid holde igjen personopplysninger i en utvidet periode dersom dette er nødvendig i særskilte tilfeller, f.eks. ved fastsettelsen av et rettslig krav eller for at BAT skal kunne dokumentere forholdet og/eller visse omstendigheter med hensyn til kunden, leverandøren eller andre tredjeparter.

Vi kan også slette opplysningene på et tidligere tidspunkt, som vil være hvis du f.eks. vises på overvåkningskameraer, eller har deltatt på arrangementer, quiz eller andre markedsaktiviteter.

Noen henvendelser faller under de varighetene for lagring som er nevnt under «Når du kommuniserer med oss og vår kundeservice» – vennligst se denne for ytterligere opplysninger.